如何保證庫存數(shù)量及時、準(zhǔn)確，是困擾企業(yè)管理者，特別是倉庫管理員的一個問題。因?yàn)椋瑤齑娴臏?zhǔn)確性對于企業(yè)安排生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃非常重要，一不小心，就可能因?yàn)閹齑鏀?shù)量不準(zhǔn)，導(dǎo)致生產(chǎn)線無料生產(chǎn)、倉庫無料可出、銷售無料可賣的三無境地。
雖然說，庫存數(shù)量主要依靠管理，但是，ERP系統(tǒng)仍然設(shè)計(jì)了一些比較實(shí)用的管理工具，來幫助企業(yè)用戶提高庫存的準(zhǔn)確性。庫存盤點(diǎn)，就是一項(xiàng)非常實(shí)用的功能。企業(yè)定時對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)是必須的，一般企業(yè)，可能半年盤點(diǎn)一次，也可能一年盤點(diǎn)一次。但是，無論盤點(diǎn)頻率是多少，我們都知道盤點(diǎn)是一項(xiàng)大工作，而且，對于企業(yè)正常生產(chǎn)的影響也很大。接下去，我就帶大家去看看，ERP系統(tǒng)如何幫助企業(yè)用戶做好庫存盤點(diǎn)工作，保障庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。
一、 循環(huán)盤點(diǎn)，幫助用戶切蛋糕。
循環(huán)盤點(diǎn)就像分吃一塊大蛋糕，若要一口吃完，可能有點(diǎn)累。但是，若把蛋糕切成一小塊一小塊地吃，今天吃一塊，明天吃一塊，那就不會累。它是把企業(yè)的庫存產(chǎn)品按種類或隨機(jī)分成幾類，一次只盤點(diǎn)一類，如此循環(huán)下去。循環(huán)盤點(diǎn)雖不能減輕盤點(diǎn)工作量，但是，可以把盤點(diǎn)工作量進(jìn)行分解。如，企業(yè)若要盤點(diǎn)整個倉庫的庫存，可能需要二天的時間，但是，利用循環(huán)盤點(diǎn)，則可把工作量變?yōu)?個半天，如此，就可把對于企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響降至最少。
循環(huán)盤點(diǎn)，現(xiàn)在在企業(yè)中利用也是比較廣泛的。如有時候企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)比較急，但是又到了盤點(diǎn)的時候，生產(chǎn)是不能停止的，此時，就可以利用循環(huán)盤點(diǎn)。每周或每個月、每個季度對于某些零件進(jìn)行盤點(diǎn)，如此，經(jīng)過一段時間后，就可以盤點(diǎn)完全的不庫存，實(shí)現(xiàn)庫存的準(zhǔn)確性。
對于一些價值比較高的產(chǎn)品，可能半年盤點(diǎn)一次還不夠，需要半個月盤點(diǎn)一次。而每次盤點(diǎn)前的資料準(zhǔn)備、盤點(diǎn)后的帳務(wù)處理就非常麻煩。利用ERP的循環(huán)盤點(diǎn)功能，這些都不成問題。盤點(diǎn)要用的相關(guān)資料及盤點(diǎn)后的帳目調(diào)整，ERP都可以幫助用戶解決。用戶只需要簡單的點(diǎn)幾下鼠標(biāo)即可。
循環(huán)盤點(diǎn)的注意事項(xiàng)：
1、循環(huán)盤點(diǎn)既可以按類進(jìn)行循環(huán)，也可以讓系統(tǒng)自動幫助分類。不管類別怎么分、循環(huán)頻率怎么設(shè)，需要注意一點(diǎn)，就是不要有所遺漏。若分類時遺漏了某些材料，則無法對這些材料進(jìn)行盤點(diǎn)，所以，無法對于這些材料的庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性做出保障。
2、循環(huán)盤點(diǎn)的頻率。頻率多少，一個星期一次還是一個月一次，都可以由企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況來定。不過，要注意一點(diǎn)，就是最好根據(jù)材料的重要性等因素來設(shè)置循環(huán)頻率。如對于一些滯料或者低值易耗品若按每個月一次的循環(huán)頻率，就顯得有點(diǎn)小題大做了；而對于一些價值高材料或者經(jīng)常用到的材料，若一年盤點(diǎn)一次，就又太不重視它了。所以，企業(yè)要根據(jù)材料的性質(zhì)、對企業(yè)的影響程度等因素，考慮盤點(diǎn)的頻率。
3、一年一次的大盤點(diǎn)不可少。雖然在平時，對材料進(jìn)行循環(huán)盤點(diǎn)。可能一年內(nèi)，對有些材料的盤點(diǎn)還不止一次。但是，在年末，本人認(rèn)為，一年一次的大盤點(diǎn)還是不可少。在循環(huán)盤點(diǎn)的時候，可以不考慮在產(chǎn)品、不考慮車間材料，但在一年一次大盤點(diǎn)時，公司還是要停止生產(chǎn)，對公司上下，全部資產(chǎn)，包括庫存存貨及固定資產(chǎn)，都進(jìn)行盤點(diǎn)。因?yàn)檠h(huán)盤點(diǎn)一般都不關(guān)注車間的東西，如已經(jīng)領(lǐng)出去的材料或者在產(chǎn)品，所以，為了保證庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，大盤點(diǎn)是必須的。
4、在循環(huán)盤點(diǎn)的過程中，ERP系統(tǒng)為了保證盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，會對盤點(diǎn)的材料鎖定處理。也就是說，在盤點(diǎn)沒有結(jié)束以前，今天要盤點(diǎn)的料在ERP系統(tǒng)中是不能交易的。而在實(shí)際中，也最好如此處理。如可以對實(shí)現(xiàn)需要盤點(diǎn)的料，進(jìn)行標(biāo)記，以示區(qū)別。但是，有時候，確實(shí)需要用到這種料。若現(xiàn)在生產(chǎn)不領(lǐng)料，則會影響生產(chǎn)完工日期，銷售訂單無法交貨。遇到這種情況時，一般可以在領(lǐng)出去的材料上，打張白條，寫上領(lǐng)料數(shù)量。不過，這只是不得已而為之的方法，最好不要用。
二、 不定時抽盤。
有時候，出于某種需要，會對企業(yè)的庫存材料進(jìn)行抽盤。如會計(jì)事務(wù)所有時候在審查企業(yè)帳目時，會對企業(yè)的材料進(jìn)行抽盤；集團(tuán)公司也可能不定時地對底下各公司的庫存進(jìn)行抽盤；公司也可能要對設(shè)立在外面的門市部、銷售柜臺進(jìn)行不定時抽盤。
抽盤沒有固定的時間和規(guī)律，最重要的是如何確定抽盤的產(chǎn)品，這一般也是根據(jù)材料的性質(zhì)來確定。若對一些輔助材料進(jìn)行抽盤，那就沒有必要；固定資產(chǎn)、機(jī)器設(shè)備等一般也沒有抽盤的必要。所以，利用ERP的抽盤功能進(jìn)行抽盤管理時，首先要設(shè)置好抽盤的“抽獎池”。不是每種材料都有這么好的待遇，只有在抽獎池里的材料，才有被選中的可能。若采用ERP系統(tǒng)自帶的隨機(jī)抽選抽盤材料時，只要用戶輸入要抽盤材料的數(shù)量，ERP系統(tǒng)就可以幫助用戶隨機(jī)地抽選材料，而這些材料的來源，當(dāng)然是來自于這個抽獎池。若是用戶自己選擇，則在抽盤單上能夠顯示的產(chǎn)品，也都是一些在抽獎池里的產(chǎn)品。
另外，ERP還提供了一個小功能。就是提醒用戶，抽盤的材料中，要不要包含庫存數(shù)量為零的材料。也就是說，ERP帳上若庫存數(shù)量為零的產(chǎn)品，是不是在抽盤的范圍之內(nèi)。一般默認(rèn)的情況，是不用的。因?yàn)閹齑娑紱]有實(shí)物，也就沒有盤點(diǎn)的必要。但有時，帳可能跟實(shí)際不符。帳上雖然沒有，但是，可能庫存里有，有可能這還是他們的小金庫。所以，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求考慮是否要把帳上沒有數(shù)量的產(chǎn)品也考慮到盤點(diǎn)的范圍之內(nèi)。
三、 企業(yè)管理實(shí)務(wù)要配合ERP作業(yè)。
ERP盤點(diǎn)功能設(shè)計(jì)的再好，若沒有用戶的積極配合，那也是沒有用的。雖然，ERP庫存盤點(diǎn)功能要想利用得好，還是需要用戶配合的。
1、盤點(diǎn)時期業(yè)務(wù)的處理。無論是抽盤、循環(huán)盤點(diǎn)還是一年一次的大盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)過程中，對于盤點(diǎn)的物料最好不要進(jìn)行交易。若確實(shí)發(fā)生交易該怎么辦呢？我們要采取一些變通的方法。如我們已經(jīng)通知供應(yīng)商今天要盤點(diǎn)，叫他們今天不要送貨來。可是人家還是千里迢迢送材料過來，該怎么辦呢？我們可以在系統(tǒng)中照樣開單，但是不要審核。若不開單，事后可能漏掉，而不審核，就不會影響庫存數(shù)量。不過，要把日期改為明天的日期。而實(shí)物呢，也不要放入倉庫中，最好先在倉庫門旁邊放一放。等盤點(diǎn)結(jié)束后，入庫單再審核，實(shí)物再拉入倉庫中。
2、盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的及時錄入。盤點(diǎn)完成后，用戶還需要核對盤點(diǎn)數(shù)量跟庫存帳數(shù)量是否相符，若不符合，就需要調(diào)整庫存數(shù)量，在有必要的時候，還需要進(jìn)行復(fù)盤。核對、調(diào)整的工作量可能會比較大。但是，雖然工作量大、時間可能要比較久，但是為了能夠使得ERP能夠盡快恢復(fù)正常作業(yè)，我們還是要要求用戶能夠在最短時間內(nèi)完成核對、數(shù)量調(diào)整作業(yè)。一般，我們可以根據(jù)產(chǎn)品的類別等生成多張盤點(diǎn)單據(jù)，如此，在盤點(diǎn)完成后，進(jìn)行數(shù)量核對時，可以把盤點(diǎn)單據(jù)分發(fā)給各個部門的人員，每個人負(fù)責(zé)一份資料，進(jìn)行核對與調(diào)整。一次，我對一家客戶盤點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)時，其物料總共有數(shù)萬種，在數(shù)量核對時，客戶一共安排了20個人左右核對數(shù)據(jù)，每個人核對500種左右，兩個小時左右，就可完工。所以，人多力量大。
3、在盤點(diǎn)后，若對某項(xiàng)材料的數(shù)量有爭議，若時間不允許，就先不要去現(xiàn)場核對。先把該材料的數(shù)據(jù)按盤點(diǎn)數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。然后，等第二天再對一些有爭議的材料進(jìn)行復(fù)盤，若有誤差，再通過成本調(diào)整單等單據(jù)進(jìn)行調(diào)整。
4、盤盈盤虧的材料根據(jù)原因不同在財(cái)務(wù)處理上有不同的處理方式。如因自然災(zāi)害等非正常原因造成的材料盤虧，在財(cái)務(wù)上是計(jì)入營業(yè)外支出，而對于計(jì)量差錯等原因造成的帳實(shí)不符，一般是通過管理費(fèi)用來進(jìn)行核算的。所以，財(cái)務(wù)在進(jìn)行成本調(diào)整的時候，要根據(jù)情況的不同，進(jìn)行合適的選擇。
5、盤點(diǎn)后續(xù)工作要及時處理。盤點(diǎn)數(shù)量進(jìn)行調(diào)整完畢后，還需要進(jìn)行成本的調(diào)整。如某項(xiàng)材料在帳上的數(shù)量為10000套，其庫存成本為100。盤點(diǎn)后的數(shù)量為9900套，少了100套。那次是庫存成本應(yīng)該為多少呢？企業(yè)就要根據(jù)自己的處理規(guī)則，進(jìn)行成本的調(diào)整。而這些調(diào)整工作，ERP系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的事先設(shè)置進(jìn)行自動的處理并得出會計(jì)分錄。雖然說是自動的，但是用戶還是需要去動動鼠標(biāo)，進(jìn)行成本調(diào)整祖業(yè)的審核等工作。
6、盤點(diǎn)時機(jī)的選擇。那盤點(diǎn)最好什么時候進(jìn)行呢？這跟企業(yè)手工盤點(diǎn)是一致的。以前公司想什么時候盤點(diǎn)，就什么時候盤點(diǎn)。不過，我一般是建議用戶在期末進(jìn)行盤點(diǎn)。如此，財(cái)務(wù)上處理起來也比較方便。
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大話ERP利用盤點(diǎn)功能有助提高庫存準(zhǔn)確性
